No todos los problemas necesitan una reunión. Y no todos los emails necesitan convertirse en una.
Llevamos años haciendo bromas sobre esas reuniones que “podrían haberse resumido en un email”.
Pero el problema es mucho mayor.
La pregunta no debería ser simplemente:
“¿Email o reunión?”
La pregunta correcta es:
“¿Cuál es la mejor forma de conseguir el resultado que necesitamos?”
A veces será un email.
A veces, un mensaje.
A veces, un documento compartido.
A veces, una llamada rápida.
Y otras veces, sí: necesitamos una reunión.
El problema aparece cuando la reunión se convierte en la respuesta automática a cualquier necesidad de colaboración.
El problema de la sobrecarga de reuniones
Los datos son difíciles de ignorar.
Según Microsoft, desde febrero de 2020 las personas participan en un 192% más de reuniones y llamadas de Teams por semana. Además, las reuniones ineficientes aparecen como el principal factor que interrumpe la productividad, mientras que tener demasiadas reuniones ocupa el tercer puesto. (Microsoft)
Harvard Business Review también recoge investigaciones según las cuales aproximadamente el 70% de las reuniones impiden a los empleados realizar un trabajo productivo. (Harvard Business Review)
Y un estudio de Atlassian realizado entre 5.000 trabajadores del conocimiento revela otro dato llamativo: el 77% afirma asistir con frecuencia a reuniones que terminan simplemente con la decisión de convocar otra reunión.
Peor aún: el 54% abandona frecuentemente reuniones sin tener claro cuáles son los siguientes pasos o quién es responsable de cada tarea. (Atlassian)
Así que quizá el problema no sea que tengamos “malas reuniones”.
Quizá tengamos un problema de diseño de reuniones.
Antes de convocar una reunión, hazte una pregunta
¿Qué queremos conseguir?
📩 Compartir información → prueba con email o comunicación asíncrona.
📄 Revisar información → utiliza un documento o dashboard.
💬 Resolver una pregunta sencilla → envía un mensaje.
🧠 Analizar un problema complejo → considera una reunión.
⚖️ Tomar una decisión que requiere diferentes perspectivas → probablemente una reunión tenga sentido.
🤝 Construir relaciones, resolver conflictos o generar alineamiento → reunión.
🚀 Convertir una decisión en acciones coordinadas → a veces, una reunión es exactamente lo que necesitas.
El objetivo debería determinar el formato, no al revés.
De la “cultura de reuniones” a la inteligencia sobre reuniones
Aquí es donde creo que las organizaciones deben avanzar.
No deberíamos preguntarnos solamente:
“¿Cómo podemos hacer mejores reuniones?”
Deberíamos empezar por:
“¿Necesitamos realmente esta reunión?”
Y después:
“Si la necesitamos, ¿cuál es la reunión mínima necesaria para conseguir el resultado?”
Eso implica medir volumen, duración, participantes, propósito, preparación, decisiones, resultados y seguimiento.
Porque lo que se mide puede rediseñarse.
Y lo que puede rediseñarse puede mejorarse.
El objetivo no es crear una empresa sin reuniones.
Es crear organizaciones en las que cada reunión tenga una razón para existir.
Menos sobrecarga de reuniones.
Más tiempo de concentración.
Mejores decisiones.
Mayor responsabilidad y seguimiento.
Y, en definitiva, más tiempo para el trabajo que realmente importa.
Quizá la reunión debería haber sido un email.
Pero quizá ese email tampoco debería haber existido.
La verdadera pregunta es:
¿Cuál es la mejor forma de hacer avanzar el trabajo?