Qué es la Reunionitis
¿Qué es la Reunionitis?
Reunionitis es el exceso de reuniones innecesarias, improductivas o mal diseñadas que acaba ocupando el tiempo que necesitamos para hacer nuestro verdadero trabajo.
No es una enfermedad.
Pero a veces lo parece.
Es esa sensación de abrir el calendario por la mañana y descubrir que está lleno de reuniones.
Una detrás de otra.
Sin tiempo para pensar.
Sin tiempo para trabajar.
Sin tiempo para decidir.
Y, en algunos casos, sin saber muy bien para qué sirve la mitad de ellas.
Eso es Reunionitis.
Definición
Tres formas de definir la Reunionitis.
No existe una única definición universal del concepto. Y precisamente por eso nos gusta.
La definición sencilla
Reunionitis es reunirse demasiado y demasiado mal.
La definición empresarial
Es una disfunción organizativa que aparece cuando las reuniones dejan de ser una herramienta para colaborar, decidir o avanzar y se convierten en una parte excesiva de la jornada laboral.
Nuestra definición
Reunionitis es utilizar las reuniones como respuesta automática a problemas que muchas veces podrían resolverse de otra manera. Porque una reunión debería ayudarnos a avanzar. No debería convertirse en el trabajo.
Origen
¿De dónde viene la palabra Reunionitis?
El concepto no lo hemos inventado nosotros. Y tampoco es nuevo.
La palabra utiliza el conocido sufijo “-itis”, utilizado para describir enfermedades o inflamaciones, aplicado de forma irónica a las reuniones.
La idea lleva décadas utilizándose para describir la tendencia de algunas organizaciones a multiplicar las reuniones y convertirlas en una actividad excesiva o improductiva. En textos sobre gestión de reuniones publicados en español ya aparece “reunionitis” como una forma de describir el exceso de reuniones y la pérdida de productividad que provoca. (SGA)
En francés, el término réunionite está recogido por la Académie française y se define como el hábito de multiplicar abusivamente las reuniones de trabajo. También se acepta la variante réunionnite. (Dictionnaire de l’Académie)
En inglés encontramos meetingitis, formado de la misma manera: meeting + itis. Su significado es, básicamente, una tendencia excesiva a organizar reuniones innecesarias. (Wiktionary)
“Hoy hemos inventado la Reunionitis.”
No hay un día concreto en el que alguien pudiera pronunciar esa frase. Y probablemente eso sea lo de menos.
Porque el problema ya estaba ahí. Y cada vez lo vemos más.
Un problema internacional
Reunionitis en diferentes idiomas.
El exceso de reuniones no entiende de fronteras. El concepto aparece en organizaciones de todo el mundo. Mismo problema. Solo cambia el nombre.
Término utilizado en España y gran parte de Latinoamérica.
Término especialmente utilizado en México y otros países de Centroamérica para referirse al exceso de juntas o reuniones de trabajo. (UPRESS)
El término utilizado en francés para hablar de la multiplicación excesiva de reuniones. Ambas palabras son correctas y aceptadas. (Dictionnaire de l’Académie)
La versión inglesa del concepto, formada añadiendo al término meeting el sufijo “-itis”. (Vitrine Linguistique)
Distintas palabras. Mismo problema.
Síntomas
¿Cómo reconocer la Reunionitis?
Hay síntomas bastante fáciles de identificar. Probablemente hayas experimentado alguno esta misma semana.
Un calendario lleno de reuniones
Tu jornada empieza con una reunión y termina con otra. Y entre ellas intentas hacer el trabajo para el que realmente te pagan.
Reuniones recurrentes que nadie cuestiona
“Es la reunión semanal.” ¿Para qué? Silencio. Pero el martes que viene vuelve a aparecer.
Reuniones demasiado largas
Si una reunión dura una hora simplemente porque el calendario está configurado así, tenemos un problema.
Demasiadas personas
Hay reuniones donde participan ocho personas para tomar una decisión que podría tomar una.
Reuniones para preparar otras reuniones
Sí. Pasa. Y probablemente más de lo que queremos reconocer.
Reuniones que podrían ser un email
O un documento. O un mensaje. O simplemente una decisión.
Falta de tiempo para pensar
Este es uno de los síntomas más peligrosos. Cuando todo el día estamos reunidos, desaparece el tiempo para analizar, crear, preparar, ejecutar y decidir.
Reuniones sin decisiones
Se habla. Se debate. Se comparte. Se vuelve a hablar. Y al final: “Bueno, hacemos otra reunión y lo vemos.”
Empieza por medir
¿Cuánto cuesta una reunión?
Ponle un número al tiempo de tu equipo. Calcula en menos de un minuto el coste de cualquier reunión.
Personas
¿Quién sufre de Reunionitis?
Prácticamente cualquiera. Pero hay algunos perfiles especialmente expuestos.
Directivos y managers
Pasar gran parte de la jornada en reuniones puede convertirse en una señal de responsabilidad o importancia. Cuando debería ser exactamente lo contrario: el tiempo de un directivo también tiene un coste.
Project Managers
Seguimientos, comités, kick-offs, workshops, reuniones de coordinación y reuniones de seguimiento de reuniones.
Equipos comerciales
Reuniones internas, clientes, seguimiento, forecast, pipeline y coordinación.
Tecnología y producto
Daily, planning, refinement, retrospective, steering committee, sync…
Recursos Humanos
Porque casi cualquier proceso que implique personas acaba teniendo una reunión.
Y muchos más
Cualquier profesional cuyo calendario ya no le pertenece.
Organizaciones
¿Qué empresas tienen Reunionitis?
No es un problema exclusivo de un sector.
Multinacionales.
Startups.
Bancos.
Consultoras.
Empresas tecnológicas.
Administraciones públicas.
Universidades.
Pymes.
Cuanto más compleja es una organización, más fácil es que aumente el número de reuniones.
Más equipos. Más países. Más funciones. Más proyectos. Más stakeholders. Más necesidad de coordinación.
Y, muchas veces, una solución aparentemente sencilla: convocar una reunión.
Hasta que el calendario explota.
Una idea fundamental
El problema no son las reuniones.
Esta es probablemente la idea más importante de Reunionitis.
No queremos acabar con las reuniones. Las reuniones son necesarias.
Necesitamos reunirnos para:
- Tomar decisiones.
- Resolver problemas.
- Crear.
- Coordinar.
- Compartir información.
- Desbloquear proyectos.
- Trabajar juntos.
El problema aparece cuando la reunión se convierte en la respuesta automática para todo.
Una buena reunión puede generar muchísimo valor. Una mala reunión puede consumir el tiempo de diez personas.
Por eso no se trata simplemente de tener menos reuniones.
Se trata de tener mejores reuniones.
La solución
¿Cómo se soluciona la Reunionitis?
No existe una vacuna mágica. Y eliminar todas las reuniones tampoco es la solución. La Reunionitis se combate entendiendo, midiendo y cambiando cómo se reúne una organización.
Entender cómo se reúne realmente una organización.
Cuántas reuniones hay, cuánto duran, cuántas personas participan, cuánto cuestan y qué reuniones aportan valor.
Cambiar formatos, frecuencias, participantes, duración y la forma en que se toman decisiones.
Convertir nuevas reglas en hábitos y aprender a cuestionar una invitación antes de aceptarla y una reunión antes de convocarla.
Medir de nuevo. Porque si no sabemos si hemos mejorado, simplemente estamos opinando.
Este es el punto de partida de nuestro Método Reunionitis →
La iniciativa
¿Qué es Reunionitis.com?
Reunionitis.com nace para visibilizar un problema que millones de profesionales experimentan cada semana y que muchas organizaciones todavía no saben cómo abordar.
No queremos simplemente hablar de reuniones. Queremos ayudar a cambiarlas.
Por eso estamos construyendo una iniciativa alrededor de tres objetivos.
Visibilizar
Poner nombre al problema.
Investigar qué está pasando.
Generar conversación.
Compartir datos.
Y conseguir que cuestionar una reunión deje de parecer algo extraño.
Conoce el Barómetro Reunionitis →
Dar herramientas
Queremos que cualquier profesional pueda empezar a mejorar sus reuniones sin necesidad de contratar a nadie.
Calculadoras de coste de reuniones.
Plantillas rápidas de diagnóstico.
Checklists y herramientas de análisis.
Ayudar a transformar
Para organizaciones que quieran ir más allá, desarrollamos una metodología para diagnosticar, medir y transformar la forma en que se reúnen.
Porque una empresa no cambia sus reuniones simplemente porque alguien diga: “A partir de ahora, reuniones más eficientes.”
Hay que entender. Medir. Rediseñar. Cambiar. Y volver a medir.
Nuestro objetivo
Menos de lo que no aporta.
Más de lo que importa.
Queremos conseguir algo bastante sencillo de decir y bastante difícil de conseguir.
reuniones inútiles.
reuniones improductivas.
reuniones por inercia.
tiempo para trabajar.
tiempo para pensar.
tiempo para decidir.
tiempo para crear.
Porque la productividad no consiste en llenar el calendario.
Consiste en conseguir que el tiempo que tenemos genere valor.
Mira tu calendario
¿Tienes Reunionitis?
Probablemente no necesites un diagnóstico médico. Solo necesitas mirar tu calendario.
Empieza por ahí. Puedes aplicar nuestros Quick Wins, calcular cuánto cuestan tus reuniones o descubrir cómo trabajamos para transformar una organización.
El siguiente paso
¿Tu organización tiene Reunionitis?
Empieza por medirla. Podemos ayudarte a entender cómo se reúne tu organización, dónde se pierde tiempo y qué oportunidades existen para mejorar.