“Esta reunión debería haber sido un email.”
Probablemente la hayas pensado más de una vez. Incluso puede que la hayas dicho.
La frase se ha convertido en uno de los memes más reconocibles de la cultura corporativa: una forma irónica de expresar la frustración ante una reunión innecesaria, demasiado larga o dedicada simplemente a transmitir información.
No tiene un único origen claramente documentado. La expresión se extendió como parte del humor de oficina y ganó todavía más fuerza con el crecimiento del trabajo remoto y las videollamadas. (McKinsey & Company)
¿Cuándo debería una reunión haber sido un email?
Hay reuniones que realmente no necesitan reunir a nadie.
Por ejemplo:
- Una actualización de información sin debate.
- Un comunicado que no requiere preguntas.
- Un seguimiento de tareas que puede hacerse por escrito.
- Una presentación que simplemente consiste en leer unas diapositivas.
- Una reunión recurrente que se mantiene porque “siempre se ha hecho así”.
En estos casos, el email —o cualquier herramienta de comunicación asíncrona— puede ser más rápido, flexible y eficiente.
Pero no todas las reuniones deberían ser emails.
Cuando hay que tomar una decisión, resolver un conflicto, debatir alternativas, negociar o construir algo conjuntamente, reunirse puede aportar un valor que un mensaje escrito no consigue.
El problema no son las reuniones. Es las malas reuniones.
Una organización eficiente no necesita eliminar todas sus reuniones.
Necesita hacer menos reuniones, más relevantes y más cortas.
Antes de convocar una reunión, una pregunta sencilla puede evitar mucho tiempo perdido:
¿Necesitamos realmente estar todos juntos al mismo tiempo para conseguir el objetivo?
Si la respuesta es no, probablemente tengas delante un email.
Y si la respuesta es sí, define el objetivo, invita solo a las personas necesarias y utiliza el tiempo imprescindible.
La Reunionitis empieza cuando confundimos comunicación con reuniones.
Menos reuniones. Más decisiones. Más acción.
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