Reunión a las 9:00.
Otra a las 10:00.
Otra a las 11:00.
A las 12:00 tienes una reunión para preparar la reunión de mañana.
Y cuando termina la última, descubres que no has tenido tiempo para hacer tu trabajo.
Bienvenido a la Reunionitis.
No tenemos nada contra las reuniones.
Una buena reunión puede servir para tomar una decisión, resolver un problema, crear algo juntos o desbloquear un proyecto.
El problema empieza cuando nos reunimos por costumbre.
Cuando una reunión se convierte en la respuesta automática a cualquier problema.
Cuando convocamos a ocho personas para compartir una información que podía estar en un email.
Cuando mantenemos reuniones recurrentes que nadie recuerda por qué existen.
Cuando encadenamos reuniones back-to-back durante todo el día.
Y cuando estar ocupado en reuniones empieza a confundirse con ser productivo.
Ha llegado el momento de hacer algo.
Nuestro decálogo contra la Reunionitis
No queremos acabar con las reuniones.
Queremos acabar con las reuniones innecesarias, improductivas y mal diseñadas.
Estas son nuestras primeras diez reglas.
1. Si no hace falta reunirse, no nos reunimos.
La primera pregunta antes de convocar una reunión debería ser:
¿Realmente necesitamos una reunión?
2. Toda reunión debe tener un propósito.
Informar, decidir, crear, resolver, coordinar…
Pero “porque tenemos la reunión de los martes” no es un propósito.
3. Menos personas.
Más participantes no significa mejores decisiones.
Invitemos a las personas que realmente necesitan estar.
4. Menos tiempo.
Una reunión de 60 minutos no tiene por qué durar 60 minutos.
Probemos con 50.
O con 25.
Y terminemos cuando se haya conseguido el objetivo.
5. Agenda antes de calendario.
Primero sabemos para qué nos reunimos.
Después buscamos hueco en la agenda.
No al revés.
6. Preparación antes de conversación.
Si necesitamos datos, documentos o decisiones previas, los tenemos antes.
Una reunión no debería ser el lugar donde todos descubren por primera vez el problema.
7. No todo necesita ser síncrono.
Un email.
Un documento.
Un vídeo.
Un mensaje.
Una actualización asíncrona.
También son herramientas de colaboración.
8. Protejamos el tiempo para trabajar.
Una agenda llena de reuniones no es necesariamente una agenda productiva.
Necesitamos espacios para pensar, crear, analizar y ejecutar.
La investigación de MIT Sloan sobre los meeting-free days es especialmente interesante en este sentido: en su estudio de 76 empresas, reducir las reuniones tuvo efectos positivos sobre productividad, satisfacción y estrés, aunque los propios autores advierten que el diseño debe adaptarse a cada organización. (MIT Sloan Management Review)
9. Una reunión debe terminar en algo.
Una decisión.
Una acción.
Un responsable.
Un siguiente paso.
Si después de una hora nadie sabe qué ha cambiado, probablemente algo ha fallado.
10. Midamos las reuniones.
Porque lo que no medimos, difícilmente podemos mejorarlo.
Número de reuniones.
Horas.
Participantes.
Coste.
Duración.
Decisiones.
Resultados.
La gestión de reuniones también necesita datos.
Y este es solo el principio.
En Reunionitis queremos investigar, medir y transformar la forma en la que trabajamos juntos.
Queremos ayudar a las empresas a tener menos reuniones y mejores reuniones.
Y ayudar a los profesionales a recuperar algo que cada vez parece más escaso:
Tiempo para trabajar.
Por eso estamos construyendo un método, herramientas, investigación y recursos para combatir la Reunionitis desde todos los ángulos.
Porque no se trata de tener una agenda más vacía.
Se trata de conseguir más tiempo para hacer lo que realmente importa.
¿Quieres empezar?
Empieza por algo muy sencillo:
Mira tu calendario de la última semana.
¿Cuántas reuniones tuviste?
¿Cuántas eran realmente necesarias?
¿Cuántas terminaron con una decisión?
Y, sobre todo…
¿Cuántas reuniones de tu próxima semana podrían no existir?
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