Reunión. Meeting. Réunion. Riunione. Besprechung. Vergadering. Reunião. 会議. 会议.
Cambie el idioma, el país o la empresa y la palabra puede ser diferente.
Pero la idea es prácticamente la misma: dos o más personas se reúnen para conseguir algo que, en principio, requiere interacción entre ellas.
Y aquí está la primera clave:
Una reunión no debería existir porque está en el calendario. Debería existir porque hay algo que necesita hacerse juntos.
¿Qué es una reunión?
Una reunión empresarial es una interacción organizada entre dos o más personas con un propósito determinado: compartir información, analizar un problema, generar ideas, coordinar acciones, tomar una decisión o alcanzar un acuerdo.
Puede ser presencial, virtual o híbrida. Puede durar cinco minutos o varias horas. Puede tener dos participantes o cientos.
Pero una característica debería mantenerse siempre:
existe un propósito.
Cuando el propósito desaparece, la reunión puede seguir apareciendo en el calendario… pero deja de tener una razón clara para existir.
McKinsey propone una clasificación especialmente útil: las reuniones pueden orientarse principalmente a tomar decisiones, resolver problemas y coordinar, o compartir información. La claridad sobre el propósito es uno de los elementos fundamentales para que una reunión sea efectiva. (McKinsey & Company)
Los 10 tipos de reuniones más habituales en las empresas
No todas las reuniones son iguales. Y tratar de gestionarlas todas de la misma manera es uno de los errores más habituales.
1. Reunión de información
Objetivo: informar.
Presentar resultados, comunicar cambios, explicar una nueva estrategia o compartir información relevante.
Ejemplos:
- Reunión de resultados
- Town hall
- Presentación de una nueva iniciativa
- Comunicación interna
Pregunta clave: ¿realmente necesitamos reunirnos para transmitir esta información?
Si la comunicación es unidireccional, quizá un vídeo, un email o un documento sea suficiente.
2. Reunión de seguimiento
Objetivo: comprobar el progreso.
Se revisa qué se ha hecho, qué está pendiente, qué problemas han aparecido y qué ocurre a continuación.
Ejemplos:
- Weekly meeting
- Status meeting
- Project follow-up
- Comité de seguimiento
Son muy habituales… y también pueden convertirse fácilmente en reuniones automáticas.
“Nos reunimos porque nos reunimos todas las semanas” no es un propósito.
3. Reunión de decisión
Objetivo: decidir.
Aquí la reunión debe terminar con una decisión, incluso aunque no exista unanimidad.
Puede tratarse de:
- Aprobar un proyecto
- Elegir un proveedor
- Lanzar un producto
- Aprobar una inversión
- Resolver una cuestión estratégica
McKinsey destaca que una reunión de decisión necesita claridad sobre quién decide, quién asesora y quién participa en la ejecución. (McKinsey & Company)
Si nadie tiene capacidad para decidir, probablemente no estás ante una reunión de decisión.
4. Reunión de resolución de problemas
Objetivo: encontrar una solución.
Existe un problema concreto y las personas adecuadas se reúnen para analizarlo y buscar alternativas.
Aquí no se trata de presentar información.
Se trata de trabajar sobre el problema.
Cuanto más clara sea la definición del problema, más fácil será saber quién necesita estar en la sala.
5. Reunión de coordinación
Objetivo: conseguir que varias personas, equipos o áreas trabajen de forma coordinada.
Es habitual en proyectos, operaciones y organizaciones complejas.
Por ejemplo:
Marketing necesita saber qué hará Producto.
Producto necesita saber qué hará Tecnología.
Tecnología necesita conocer las fechas de Operaciones.
La reunión sirve para conectar piezas que dependen unas de otras.
6. Reunión creativa o de brainstorming
Objetivo: generar ideas.
Diseñar un producto, encontrar nuevos conceptos, resolver un reto, crear una campaña o explorar alternativas.
Aquí el objetivo no es necesariamente decidir.
Primero se necesita crear posibilidades.
Después vendrá la evaluación.
Confundir brainstorming con toma de decisiones suele matar las ideas demasiado pronto.
7. Reunión de proyecto
Objetivo: gestionar un proyecto.
Puede combinar información, coordinación, resolución de problemas y decisiones.
Por eso “reunión de proyecto” describe el contexto, pero no necesariamente el propósito.
Una buena reunión de proyecto debería responder antes de empezar:
¿Qué necesitamos conseguir hoy?
No simplemente:
“¿Qué tenemos en el orden del día?”
8. Reunión 1:1
Objetivo: trabajar la relación entre dos personas.
Entre manager y colaborador, mentor y mentee, compañeros o responsables de un proyecto.
Puede utilizarse para:
- Feedback
- Desarrollo
- Seguimiento
- Prioridades
- Problemas
- Carrera profesional
- Alineamiento
Una reunión 1:1 no debería convertirse simplemente en una reunión de seguimiento de tareas.
Su valor está precisamente en la conversación.
9. Reunión estratégica
Objetivo: decidir o discutir el futuro.
Estrategia de empresa, prioridades, mercados, crecimiento, inversiones, transformación o nuevos negocios.
Son reuniones especialmente importantes porque suelen involucrar decisiones con impacto elevado.
Y precisamente por eso necesitan más preparación, no más participantes.
10. Reunión social o de conexión
Objetivo: relacionarse.
No todas las reuniones necesitan producir una decisión.
Una comida de equipo, una sesión de bienvenida, una celebración o una reunión informal pueden tener un objetivo perfectamente válido:
crear conexión.
El problema no es que una reunión sea social.
El problema aparece cuando una reunión social se disfraza de reunión de trabajo… o cuando una reunión de trabajo se utiliza como sustituto permanente de la conversación informal.
Una misma reunión puede ser varias cosas
Aquí está una de las trampas más frecuentes.
Una reunión puede empezar como:
“Revisión mensual del proyecto”
y acabar siendo:
Información → debate → resolución de problemas → decisión → asignación de tareas.
No necesariamente está mal.
Pero si intentamos hacer las cinco cosas simultáneamente, la reunión pierde foco.
Por eso conviene identificar cuál es el propósito principal.
McKinsey recomienda distinguir especialmente entre reuniones destinadas a compartir información, discutirla/resolver problemas y tomar decisiones. (McKinsey & Company)
Las 3 reglas básicas de una buena reunión
No necesitas un manual de 50 páginas.
Empieza por estas tres reglas.
1. Antes de convocar: pregunta si necesitas reunirte
¿Esto necesita realmente una reunión?
Si la respuesta es no, utiliza otro canal.
Email. Documento. Chat. Vídeo. Dashboard. Comentario asíncrono.
La mejor reunión puede ser, sencillamente, la que nunca convocaste.
2. Antes de empezar: define qué tiene que ocurrir
No confundas tema con objetivo.
“Resultados del trimestre” es un tema.
“Decidir si mantenemos la inversión en X” es un objetivo.
Una buena reunión debería poder completar esta frase:
“Cuando terminemos esta reunión, habremos…”
Si no puedes terminarla, probablemente todavía no tienes suficientemente claro para qué estás reuniendo a la gente.
3. Antes de invitar: decide quién necesita estar
No todas las personas que necesitan conocer una decisión necesitan participar en ella.
Pregúntate:
¿Quién decide?
¿Quién aporta información?
¿Quién necesita ejecutar?
¿Quién simplemente necesita estar informado?
McKinsey utiliza precisamente esta distinción de roles para mejorar la claridad y la velocidad de las decisiones. (McKinsey & Company)
Más participantes no significa necesariamente más colaboración.
A veces significa simplemente más tiempo.
¿Cómo se llama una reunión en diferentes partes del mundo?
La reunión es una de esas palabras que aparecen, con pequeñas diferencias, prácticamente en todos los idiomas.
| Idioma | Término habitual |
| 🇪🇸 Español | Reunión |
| 🇬🇧 Inglés | Meeting |
| 🇫🇷 Francés | Réunion |
| 🇮🇹 Italiano | Riunione |
| 🇵🇹 Portugués | Reunião |
| 🇩🇪 Alemán | Besprechung / Sitzung |
| 🇳🇱 Neerlandés | Vergadering / bijeenkomst |
| 🇸🇪 Sueco | Möte |
| 🇩🇰 Danés | Møde |
| 🇳🇴 Noruego | Møte |
| 🇫🇮 Finés | Kokous |
| 🇵🇱 Polaco | Spotkanie |
| 🇷🇺 Ruso | Встреча (Vstrecha) |
| 🇹🇷 Turco | Toplantı |
| 🇬🇷 Griego | Συνάντηση (Synántisi) |
| 🇦🇪 Árabe | اجتماع (Ijtimāʿ) |
| 🇮🇱 Hebreo | פגישה (Pgisha) |
| 🇮🇳 Hindi | बैठक (Baithak) |
| 🇨🇳 Chino | 会议 (Huìyì) |
| 🇯🇵 Japonés | 会議 (Kaigi) |
| 🇰🇷 Coreano | 회의 (Hoeui) |
Y en el mundo empresarial internacional hay una palabra que prácticamente no necesita traducción:
Meeting.
Team meeting. Management meeting. Board meeting. Sales meeting. Project meeting. Kick-off meeting. Status meeting.
La reunión puede cambiar de idioma.
El problema de una reunión mal diseñada, no tanto.
Entonces, ¿qué es una buena reunión?
No es necesariamente una reunión corta.
No es necesariamente presencial.
No es necesariamente de 30 minutos.
No es necesariamente pequeña.
Una buena reunión es aquella en la que el tiempo, las personas y el formato están justificados por el resultado que se pretende conseguir.
Porque una reunión no debería medirse solamente por:
“¿Ha durado 60 minutos?”
Sino por:
“¿Qué hemos conseguido gracias a esos 60 minutos?”
Y quizá esa sea la pregunta más importante para empezar a combatir la reunionitis.
Antes de la próxima reunión, prueba algo muy sencillo:
¿Por qué tenemos que reunirnos?
¿Qué queremos conseguir?
¿Quién necesita estar?
Si tienes claras las tres respuestas, ya estás empezando a tener una mejor reunión.